4 pasos para generar valor

“Si me dieran 1 hora para salvar el planeta. Pasaría 59 minutos definiendo el problema y un minuto resolviéndolo.”  Albert Einstein

En el desarrollo de nuevos productos, procesos o incluso negocios, muchas empresas no son suficientemente rigurosos al definir el problema que están intentando resolver y articulando porque es importante resolverlo. Sin ese rigor, se pierden oportunidades, se desperdician recursos y se termina persiguiendo iniciativas de innovación que no están alineadas con su estrategia.  Necesitamos mejorar nuestras preguntas para asegurarnos de estar arreglando los problemas correctos.

En el artículo del Harvard Business Review (https://hbr.org/ ) “Are you solving the right problem?” (¿Estás resolviendo el problema correcto), Dwayne Spradlin, presidente y CEO de InnoCentive, un mercado en línea que conecta organizaciones con “problem solvers” freelance de múltiples áreas (http://www.innocentive.com/) nos ofrece un proceso para definir problemas que cualquiera puede utilizar. A este proceso le denomina: Innovación incentivada por retos.

El rigor con el cual se define el problema es el factor más importante para encontrar su solución.

 Cuando no se emplea un proceso riguroso para entender las dimensiones del problema, se pierden oportunidades valiosas para atender aspectos importantes de la estrategia subyacente.

El proceso de cuatro pasos para definir y articular problemas consiste en hacer una serie de preguntas y usar las respuestas para crear un enunciado minucioso del problema.  Cuando no se utiliza un proceso para definir el problema, usualmente se destinan pocos recursos a resolver problemas importantes o muchos recursos para resolver problemas que no son prioritarios.

Paso 1: Establecer la necesidad de una solución

 El propósito de este paso es articular el problema de la manera más simple posible siguiendo la fórmula: “Estamos buscando X para obtener Z medido por Y.” Este tipo de enunciado aclara la importancia del problema y asegura la asignación de recursos para atenderlo. Este enunciado responde 3 preguntas:

¿Cuál es la necesidad básica? Este es el problema esencial, enunciado clara y concisamente. Es importante enfocarse en la necesidad que es el punto medular del problema. Definir el alcance también es importante.

¿Cuál es el resultado deseado? Contestar esta pregunta requiere entender los puntos de vista de los consumidores y otros beneficiarios (El método de los 5 “por qué” puede ser útil en esta etapa). Esta pregunta debe ser considerada tanto cualitativa como cuantitativamente siempre que sea posible. Un ejemplo de una meta específica tal como “mejorar la eficiencia en el consumo de combustible a 100 kilómetros por galón para el año 2020” puede ser útil en esta etapa.

¿Quién se beneficiaría de esto y por qué? Identifica potenciales consumidores y beneficiarios. Es en este paso en que determinas para quién estás resolviendo el problema. Como se mide el éxito al resolver un problema de lubricación puede variar muchísimo dependiendo de a quien se le resuelva el problema, por ejemplo, un ingeniero o el gerente de planta de una fábrica.

Paso 2: Justifica la necesidad

 El propósito de este paso es explicar por qué se debería intentar solucionar el problema.

¿El esfuerzo requerido es acorde con tu estrategia? En otras palabras ¿Satisfacer esta necesidad sirve para cumplir con mis objetivos estratégicos? Debes considerar si el problema encaja dentro de tus prioridades o las prioridades de tu emprendimiento.

¿Cuáles son los beneficios deseados para tu emprendimiento y como se medirán? En empresas de lucro, el beneficio podría ser un objetivo de utilidades, un porcentaje del mercado o mejoras en ciclos de tiempo específicos.

¿Cómo nos aseguraremos que la solución sea implementada? Asume que ya has encontrado la solución. Alguien debe ser responsable de llevarla a cabo. Esa persona puede ser un gerente, un equipo de personas, etc. En esta etapa es importante iniciar una conversación dentro de la organización sobre los recursos que la solución podría requerir. Es importante comunicar un estimado aproximado de la cantidad de dinero y personas que se requerirían para de asegurarse que la organización (empresa/emprendimiento) esté dispuesto a seguir este camino. El resultado de tal conversación puede ser que se incluyan restricciones presupuestarias dentro del planteamiento del problema.

Ahora que has establecido la necesidad de una solución y su importancia para tu emprendimiento, debes definir el problema en detalle. Esto conlleva la aplicación de un método riguroso para asegurar que se ha captado apropiadamente toda la información que se pueda necesitar para resolver el problema.

Paso 3: Contextualizar el problema

 Examinar los esfuerzos pasados para encontrar una solución al problema puede ahorrarte tiempo y recursos, además de generar ideas altamente innovadoras. Si el problema que intentas solucionar está presente en toda una industria, es crucial entender porque el mercado no lo ha atendido aún.

¿Qué enfoques se han probado? Encuentra soluciones que ya existen dentro de tu propia organización e identifica porque han sido rechazadas.

¿Qué han probado otro? Esto puede incluir investigaciones previas, estudios de campo, encuestas, etc.

¿Qué limitaciones internas o externas existen para la implementación de la solución? ¿Tienes el soporte necesario para solicitar y evaluar las posibles soluciones? ¿Estás seguro de poder obtener el dinero y las personas para implementar la solución? ¿Habrán patentes o derechos de propiedad intelectual con los que haya que lidiar? ¿Habrán leyes o regulaciones que tomar en cuenta?

Paso 4: Escribe la enunciación del problema

 Escribe una descripción completa del problema que buscas solucionar y los requerimientos con los que dicha solución debe cumplir. El enunciado del problema captura todo lo que la organización ha aprendido contestando las preguntas de los pasos anteriores.

Un descripción completa y clara ayuda a personas tanto a lo interno como a lo externo de la organización a entender el asunto. Esto es importante considerando que las respuestas a problemas complejos en una industria o disciplina usualmente provienen de expertos en otros campos.

Aquí hay algunas preguntas que pueden ayudarte a crear un enunciado minucioso del problema:

¿El problema es en realidad varios problemas? Los asuntos complejos, aparentemente imposibles de solucionar, son mucho más accesibles cuando se descomponen en sus distintos elementos.

¿Qué requerimientos debe tener la solución? Identifica que elementos sería bueno tener y lo que debe tener la solución.

¿A quienes involucro para conseguir la solución? ¿Profesores? ¿Mentores? ¿Amigos? ¿Familiares?

¿Qué información y lenguaje debe incluir el enunciado del problema? Un enunciado debe cumplir con dos metas gemelas: ser extremadamente específico y al mismo tiempo no necesariamente técnico. No debería contener jerga de alguna industria o disciplina o presuponer conocimiento de algún campo en específico. Puede incluir un resumen de previos intentos para resolver el problema y debe detallar los requerimientos para la solución.

¿Qué debe incluir la solución? ¿Qué información de la solución requiere tu organización?

¿Qué incentivos necesitan los generadores de la solución? Debes asegurarte que las personas adecuadas estén debidamente motivadas para enfrentar el problema. Si vas a contratar a alguien para resolver el problema, este debe estar descrito en los términos de referencia para dicho trabajo, también puedes ofrecer algún tipo de beneficio o bono. Para personas externas a tu organización, el incentivo puede ser una recompensa, ya sea dinero u otro.

¿Cómo serán evaluadas las soluciones y su éxito? Se explícito al detallar cómo evaluarás las soluciones que recibas. Claridad y transparencia son cruciales para llegar a una solución viable y asegurarte que el proceso de evaluación sea justo y riguroso.